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Comunica y vencerás (Parte 1)

06 Jun 2016

Como cualquier empresa conoce en la actualidad, la web es un escaparate único para comunicar. Es permanente, de ámbito global y cada vez con más recursos técnicos. Es una plataforma ideal para informar sobre productos y servicios o sobre cualquier aspecto de nuestra actividad como negocio.

Con la llegada hace unos años de las redes sociales, se multiplicaron las posibilidades de comunicar y también la audiencia potencial, más receptiva y cercana que nunca.

Pero hay otros recursos de comunicación online que existen desde hace mucho tiempo y que no todas las empresas suelen aprovechar. Por desconocimiento o falta de herramientas adecuadas generalmente. Estamos hablando en esta ocasión de los “newsletters” o boletines de correo electrónico. No es una herramienta nueva, pero se mantiene muy viva y actual, aunque si no se usa correctamente puede transformarse en un arma de doble filo, luego explicaremos el porqué. Lo importante en este como en otros muchos aspectos de la empresa es la automatización, la integración y la constancia. Un buen sistema de envío de boletines, nos debe permitir como mínimo las siguientes operativas:

  • Generación y gestión de una agenda de direcciones de contacto, con posibilidad de identificar a las personas por su nombre, empresa y actividad.
  • Posibilidad de organizar esos contactos por grupos de interés: clientes potenciales, clientes directos, proveedores, distribuidores, etc. Tantos como podamos necesitar.
  • Disponer de un sistema de plantillas de mensaje. Así podremos definir una para cada tipo de comunicado y reutilizarla las veces que sea necesario sólo aplicando cambios de contenido.
  • Poder hacer envíos masivos o selectivos, en base a criterios de grupo de interés u otros tipos de selección.
  • Obtener un “feedback” sobre los envíos en cuanto a si han sido enviados, si se generó algún error en la entrega, trazabilidad horaria, etc.

Es fácil localizar en Google numerosas soluciones software muy especializadas que cubren con creces estas necesidades, algunas de ellas son incluso gratuitas hasta cierto número de envíos mensuales. Pero por encima de todo entendemos que la empresa debe buscar siempre la integración entre sus herramientas de modo que lo ideal será elegir aquella que le permita por ejemplo, generar y administrar su agenda de contactos y contenidos directamente desde el backend de su web. Sin importaciones, exportaciones u otros procesos intermedios.

Antes de acabar un consejo. Para que el envío de boletines no se transforme en algo negativo, es importante cuidar mucho la frecuencia de los envíos y la buena “etiqueta” a la hora de seleccionar destinatarios y atender solicitudes de baja. Además de un buen repertorio de detalles técnicos que analizaremos con más amplitud en próximos artículos.

Categoría: Estrategia online

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